Автоматизация бизнес-процессов

Компании, ориентированные на цифровую трансформацию, не могут игнорировать решения для автоматизации бизнес-процессов. Мы объясняем различия между BPM, BPA и RPA, а также указываем конкретные приложения и рекомендуемые платформы.

Сотрудники тратят много времени на выполнение повторяющихся задач, таких как: отправка документов на согласование, повторный ввод одних и тех же данных в электронные таблицы, поиск файлов. Многие бизнес-процессы, которые могут выполняться до нескольких десятков минут, часто занимают несколько часов или даже дней. Компании, выбравшие решения для автоматизации процессов, выиграют больше времени и повысят производительность. Это также приведет к финансовой экономии.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) фокусируется на использовании технологий для автоматизации процессов во всей организации. Процессы определяются как действия, ведущие к достижению конкретных целей. Примеры включают заказ товаров, утверждение контрактов и даже прием на работу новых сотрудников. Мы можем автоматизировать любой процесс, который имеет тенденцию следовать заданному рабочему процессу от начала до конца и является повторяемым.

IT обучение

Почему стоит делать ставки на этот вид услуг?

В настоящее время мы можем найти настолько обширные и совершенные решения для автоматизации, что нам больше не нужно выполнять многие задачи вручную. BPA позволяет выполнять многие рутинные действия с программным обеспечением. Согласно исследованию WorkMarket 2020, проведенному среди 200 руководителей и 200 сотрудников компаний из разных секторов, 53% респондентов заявили, что благодаря автоматизации задач они могут сэкономить два часа в день. Кроме того, внедрение автоматизации позволяет сотрудникам тратить время на выполнение более интересных и полезных для компании задач.

Автоматизация не только экономит время

Когда мы решим автоматизировать бизнес-процессы, мы выиграем больше времени и повысим производительность. Кроме того, будут достигнуты хоть какие-то дополнительные преимущества.

Автоматизация — хороший старт для компании, осуществляющей цифровую трансформацию. Это инициирует культуру постоянных изменений, в которой мы сначала автоматизируем несколько процессов, а затем внедряем дальнейшие оптимизации. При этом мы получим большую прозрачность, потому что автоматизация требует прозрачности процессов уже на этапе проектирования. При автоматизации процесса мы будем лучше понимать, как выполняется та или иная задача и сколько людей в ней задействовано (и для чего). Сам факт проведения такого анализа позволит вам внести улучшения в свой рабочий процесс. Кроме того, картирование процессов впоследствии может обеспечить прозрачность для всех сотрудников, а также послужить учебным ресурсом для компании.

Четко определенные обязанности, настраиваемые уведомления, ценная информация и более короткие сроки выполнения заказов — все это достигается за счет автоматизации процессов. Уже на этапе проектирования нам удастся исключить некоторые ненужные действия, чтобы улучшить отдельные потоки. Готовые, автоматизированные процессы позволят повысить эффективность, а также получить более качественную документацию с точки зрения соответствия выполнению поставленных задач. Каждая деталь конкретного процесса будет зафиксирована, что позволит легко проверить во время проверок, выполняются ли отдельные действия в соответствии с правовыми нормами и требованиями.

В конечном итоге автоматизация процессов обеспечивает стандартизацию, что помогает позиционировать организацию как надежную и на которую можно полностью положиться. Это, в свою очередь, приведет к повышению удовлетворенности клиентов, поскольку индивидуальные обещания будут последовательно выполняться.

BPA против BPM против RPA

В мире решений для автоматизации труда их существует как минимум несколько видов. Стоит указать на самые важные отличия. Таким образом, BPA часто считается подсегментом более широкой функции управления бизнес-процессами (BPM). Решения BPM ориентированы на разработку, внедрение и поддержку бизнес-структур и процессов. Они определяют, что на самом деле представляют собой процессы и как они должны работать. В свою очередь, BPA берет на себя существующие процессы и устраняет или сокращает ручную работу, выполняемую персоналом. Решения BPA чаще всего не поддерживают стадию создания или редактирования процесса, а фокусируются на оптимизации уже существующих процессов. Поскольку BPA часто называют одной из функций BPM, многие платформы BPM также включают встроенные функции BPA.

Часто возникает путаница между программным обеспечением BPA и RPA (роботизированная автоматизация процессов). Каждый тип программного обеспечения автоматизирует бизнес-деятельность, но использует для этого разные методы. BPA позволяет, прежде всего, вручную настроить и внедрить автоматизацию процессов с помощью построителей рабочих процессов, то есть специальных мастеров рабочих процессов. Решения RPA, в свою очередь, взаимодействуют с GUI (графическими интерфейсами) других программ, используя автоматизированных ботов для выполнения задач. Платформы BPA и RPA не исключают друг друга и могут интегрироваться в рамках одной организации для заполнения пробелов при работе с отдельными программами и процессами.

Южная Африка использует, в частности, иная стратегия, чем та, что с BPM/BPA. В случае с платформами RPA мы имеем дело с программными роботами с искусственным интеллектом, которые наблюдают за тем, как корпоративные приложения используются сотрудниками в их текущем состоянии. Затем вы можете автоматизировать эти задачи, чтобы ускорить рабочий процесс. Вместо того, чтобы менять способ взаимодействия приложений друг с другом, как это делает BPM, роботы RPA управляют существующими повторениями в рабочем процессе, не меняя способа.

Таким образом, BPM обеспечивает управление и оптимизацию рабочих процессов путем создания и улучшения рабочих процессов. BPA — это метод, используемый для упрощения этих рабочих процессов, а RPA обеспечивает программную (ИИ-боты) автоматизацию уже определенных и существующих потоков.

Облако и низкокодовое соединение

Многие платформы BPM теперь предлагают дополнительные возможности для создания простых приложений с использованием платформ с низким кодом. Поставщики решений стремятся упростить организациям создание бизнес-приложений, процессов и оптимизацию рабочих процессов — и все это на единой платформе. Благодаря тому, что используются low-code решения, программистам не нужно заниматься созданием и редактированием отдельных проектов — обычно ИТ-специалисту достаточно лишь взглянуть на уже готовые решения и оценить, стоит ли оно того. что-то изменить. Подавляющее большинство задач, в свою очередь, могут выполнять люди без опыта и технических знаний. Платформы позволяют получить доступ к многочисленным мастерам, предварительно сконфигурированным системам или готовым функциональным блокам,

Обзор решений BPA и RPA

Компании, заинтересованные в автоматизации, могут протестировать и, при желании, внедрить соответствующие решения по автоматизации. Вот несколько рекомендуемых платформ:

Comindware Tracker (BPM/BPA) : платформа без кода, не требующая знания языков программирования. Он используется для управления и создания автоматизированных рабочих процессов. Решение на основе веб-приложения, которое может быть настроено специалистами, не являющимися ИТ-специалистами. Полезно, в том числе для отслеживания документов, управления делами, соответствия компании и управления политиками, утверждения запросов. Подробнее: https://www.comindware.com

Laserfiche (BPA) : ECM-решение с функцией автоматизации процессов в компании. Управляет документами и интегрирует приложения по всей организации. Он работает в рамках существующей инфраструктуры, обеспечивая более простую и автоматизированную многозадачность. Он имеет встроенный мастер создания процессов и не требует технических навыков для настройки. Подробнее: https://www.laserfiche.com

Kissflow (BPM / BPA): облачное программное обеспечение, которое используется для управления бизнес-процессорами и рабочим процессом. Он позволяет создавать неограниченное количество автоматизированных процессов и при этом имеет удобный интерфейс. Как и другие решения этого класса, Kissflow может управляться людьми, не обладающими техническими знаниями в области ИТ. Простые процессы здесь можно автоматизировать всего за 15 минут. Подробнее: https://kissflow.com

UiPath Enterprise (RPA) : пожалуй, самая популярная платформа RPA на рынке. Он сочетает в себе решение RPA с дополнительными функциями, обеспечивая доступ к быстрому масштабированию цифровых бизнес-операций. UiPath использует, среди прочего 50% компаний из списка Fortune 500 автоматизировали миллионы повторяющихся задач. Подробнее: https://www.uipath.com

Appian (RPA) : платформа, которая сочетает в себе полный набор функций автоматизации с подходом с минимальным кодом, чтобы компании могли внедрять правильные решения, не тратя часы на программирование и настройку. Appian часто используется для повышения эффективности работы отделов обслуживания клиентов. Помимо RPA и платформы с низким кодом, платформа также предоставляет доступ к другим технологическим инструментам. Подробнее: https://appian.com

Automation Anywhere (RPA): платформа RPA, оцененная независимыми экспертами, использующая множество проприетарных решений и ботов, которые хорошо выполняют повторяющиеся задачи. Кроме того, он уже давно предлагается как часть облачного сервиса, что облегчает использование приложения и снижает затраты, особенно первоначальные затраты. Подробнее: https://www.automationanywhere.com

Еще одна тенденция — все более частый переход в облако. Большинство современных BPM-платформ работают в облаке, хотя все еще существуют версии для локальной реализации (на территории компании). Если компания может позволить себе облачное приложение, это, безусловно, ускорит его внедрение и снизит затраты. С другой стороны, бывает, что у организации есть, например, особые требования к тому, где хранятся данные или кто может получить к ним доступ. Существуют также юридические ограничения, например, в случае хранения конфиденциальных данных. Тогда может оказаться, что лучшее — или даже единственное — решение — внедрить локально.

Независимо от принятой модели использование решений автоматизации значительно улучшает работу, снижает затраты и повышает эффективность. Компании, которые хотят создать конкурентное преимущество и преуспеть в цифровой экономике, сегодня не могут позволить себе игнорировать платформы автоматизации.

Какие процессы стоит автоматизировать?

Автоматизация процессов, благодаря хорошо разработанным для этого системам, не ограничивается несколькими задачами. При рассмотрении вопроса об автоматизации полезно рассмотреть ответы на следующие вопросы:

1. Как часто выполняется задание?

2. Сколько человек задействовано в задаче?

3. Насколько важно время выполнения задачи (действительно ли чем раньше, тем лучше)?

4. Насколько эта задача влияет на другие процессоры и системы?

5. Есть ли необходимость в соблюдении требований или аудите?

Если ваша задача соответствует двум или более из вышеперечисленных факторов, вы можете рассмотреть возможность автоматизации. Если он соответствует всем им, они должны быть автоматизированы. Вот некоторые популярные бизнес-процессы, которые можно полностью или частично автоматизировать:

• электронная почта и push-уведомления;

• служба поддержки;

• создание кейсов наших клиентов;

• агрегация и миграция данных;

• резервное копирование и восстановление данных;

• оставлять заявки;

• покупки, сделанные компанией;

• процессы колл-центра;

• заказы на продажу;

• учет рабочего времени и посещаемости;

• начисление заработной платы;

• выставление счетов;

• запуск продукта;

• отправка сообщений в рамках маркетинга по электронной почте.

 

 

 

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.